En av de mer centrala delarna i ett företags verksamhet är faktureringen till kunder. Det är viktigt att alla företag har en fungerande och effektiv fakturahantering så att företaget snabbt kan få in de pengar som de har sålt för. Om faktureringen inte fungerar till 100 procent så kommer företaget att förr eller senare få en likviditetsbrist som innebär att företaget inte kan investera, betala räkningar eller löner.
Det är viktigt att företaget har en person som hanterar fakturering och inbetalningar så att företaget har ett bra kassaflöde. Lämpligast sker detta i ett ekonomiprogram som också kan ge rapporter över både fakturering och obetalda fakturor. Det gör att företaget kan se när betalningar planeras att komma in och vilka kunder som inte har betalat sina fakturor. Dessa fakturor behöver sedan gå vidare till kravhanteringen.
Integrera administrativa system
För att effektivisera fakturering än mer är det bra att ha ordersystem och leveranssystem integrerade med fakturasystemet, så att personalen kan inrapportera försäljnin
g och leveranser som sedan direkt kan faktureras.
Det är viktigt att både fakturering, påminnelse och inkasso är effektiv så att pengar snabbt kommer in till företaget. Detta minskar risken för att företaget behöver låna pengar för att kunna driva verksamheten, vilket i längden kan bli kostsamt.
Kravhantering
Det finns branscher där kunderna är mycket punktliga med att betala fakturor, och branscher där betalning av en faktura senast på förfallodagen inte är lika prioriterad. Därför är det bra att ha en effektiv kravhantering som innebär att företaget snabbt skickar ut en påminnelse till kunderna redan efter några dagar.
Påminnelsen kan fungera som en vänlig vink om att företaget saknar betalning och behöver inte innehålla någon påminnelseavgift. Däremot är det viktigt att det på påminnelsen framgår att om betalning inte sker inom 7-10 dagar så kommer fakturan att överlämnas till inkasso. Då kommer både påminnelseavgift, dröjsmålsränta och inkassoavgift att tillkomma.
